Congresele medicale sunt esențiale în dezvoltarea profesională a unui doctor, fiind oportunități excelente de a afla despre noi studii în domeniu, tehnici inovative sau chiar trenduri, precum și de a face networking de calitate cu oameni care au multe de împărtășit. Tocmai din acest motiv, organizarea unui congres medical cu sute sau chiar mii de medici poate fi copleșitoare, căci trebuie să existe un echilibru bun între sesiunile de învățare și pauzele de networking - iar noi ne-am propus să venim în ajutor cu un mic ghid de organizare a unui eveniment medical:
1. Definește scopul evenimentului
Indiferent de tipul și de mărimea evenimentului medical pe care vrei să îl organizezi, primul pas este să definești scopul acestei întâlniri - vrei să prezinți noi studii în domeniu, să identifici trenduri, să incluzi și o parte practică sau poate să organizezi o dezbatere? Acest lucru te va ajuta să diferențiezi conferința ta de celelalte zeci de astfel de evenimente organizate în domeniu, iar pe medici îi va ajuta să înțeleagă care sunt beneficiile de a se înscrie la eveniment.
2. Alege locația potrivită
Doctorii primesc foarte multe invitații la conferințe medicale pe parcursul unui an, astfel că evenimentul tău trebuie să fie cu adevărat special pentru a le atrage atenția. Atunci când planifici un congres medical național, este crucial să alegi o locație care este ușor accesibilă din toată România - astfel că un oraș mare care este deservit și de un aeroport, precum București, Cluj, Iași, Timișoara, este ideal. Locul desfășurării evenimentului este și el la fel de important - trebuie să aibă un istoric în găzduirea de evenimente, pentru a te asigura că există spații potrivite atât pentru prezentările din cadrul conferinței, cât și pentru sesiunile de networking, dar și pentru pauzele de cafea și de masă. De asemenea, trebuie să iei în considerare și să fie bine conectat la transportul în comun și să pună la dispoziție locuri de parcare.
3. Calitatea e cuvântul cheie
Atunci când planifici un congres medical, calitatea speakerilor trebuie să fie în topul priorităților tale - ține minte că participanții la conferință sunt oameni cu un nivel înalt de educație și de așteptări, astfel că materialele care se vor prezenta în cadrul evenimentului trebuie să fie cu adevărat inovative și captivante, dar mai ales de actualitate. De aceea, este important să existe un echilibru în ceea ce privește speakerii - invită atât doctori foarte experimentați în domeniu și cercetători, cât și jurnaliști sau oameni de marketing, care i-ar putea ajuta pe participanți să afle insight-uri din mai multe perspective și să descopere studii de caz interesante.
4. Eveniment medical hibrid
În această perioadă marcată de pandemie, foarte multe evenimente clasice s-au adaptat la formatul hibrid: o parte din invitați în sală, o parte din online. Din fericire, formatul hibrid se pliază foarte bine pe congresele medicale, dând șansa participanților din orașe mai îndepărtate ale țării să acceseze noutățile prezentate în cadrul congresului fără a mai pierde mult timp cu deplasarea. Dacă vrei să organizezi un eveniment medical hibrid, tehnologia va deveni prietenul tău cel mai bun, căci trebuie să te asiguri că și cei de acasă vor vedea și vor auzi perfect toate informațiile prezentate de speakeri, dar și că le pui la dispoziție modalități de a interacționa cu ceilalți participanți.
5. Anunță evenimentul din timp
Participarea la un congres medical este rareori o decizie de ultim moment, așa că trebuie să le dai invitaților tăi suficient timp la dispoziție pentru a hotărî dacă pot sau nu participa - în cazul medicilor, acest lucru înseamnă de multe ori să reprogrameze consultații sau operații, așa că este bine să anunți evenimentul cu cel puțin 2 luni înainte ca el să aibă loc.
6. Programul evenimentului
Din experiența noastră de organizator profesionist de evenimente, în cazul unui congres medical este mai bine să ai mai puțini speakeri cu timpi mai mari pentru discuții extensive și sesiuni de întrebări și răspunsuri, decât să ai mulți speakeri care să nu aibă suficient timp la dispoziție pentru a împărtăși tot ceea ce își doreau. În plus, pauzele de networking vor deveni mult mai specifice și mai interactive, astfel că participanții vor simți că pleacă acasă cu o mulțime de cunoștințe noi și vor resimți mai puternic beneficiile participării la conferința medicală.
În ciuda competiției acerbe din industria conferințelor medicale, cu o planificare atentă poți organiza cu siguranță un eveniment care să satisfacă exigențele celor mai experimentați medici. Iar dacă ai nevoie de ajutor în organizarea unui congres medical, apelează la un organizator de congrese și conferințe medicale cu peste 20 de ani de experiență pe piața din România, ce te poate ajuta cu toată logistica necesară bunei desfășurări a oricărui eveniment medical!
Contactează-ne telefonic sau prin email pentru a planifica împreună conferința companiei tale!
